【ビジネス英会話 】最難関ビジネスでの電話対応も流れが分かれば怖くない!

最難関ビジネスでの電話対応も流れが分かれば怖くない!

まず英語での電話って面と向かった会話より難易度が上がってしまいますよね。

それは、ジェスチャーができなかったり、相手の表情、例えば相手が理解しているような顔をしてるのかなどを読むことができないからです。

だから、なるべく電話を避けたいと思っている方も多いのでは無いでしょうか??

でも英語圏に住んでいるならなかなか避けることのできない場面もあったりします。

今回は、電話というシチュエーションの中でも、さらに難易度の高い(であろう)ビジネスの場面での英会話を勉強していきたいと思います!

電話対応

まず、電話を受ける側は大抵こう言います。

ABC systems, how may I help you?  ABCシステムスです。どんなご用件でしょうか?

まず、こう言われた時点で、怖気付いてしまいそうですが、こらえましょう笑

仮に聞き取れなくてもまだ大丈夫。ほとんどは、May I help you?やCan I help you?で、用件を聞かれるだけです。かけられた側にいきなり話を切り出すなんてことは絶対ありませんからね^ – ^

ですから、聞き取れなくても、その時点で自分から用件を言ってしまいましょう^ – ^

担当者の取り次ぎ

直接相手の携帯にかけないような会社間の電話の場合、担当の人、自分が話したい相手に取りついでもらう必要がありますよね。そういった場合はこんな風な言い方ができます。

Hello. I’d like to speak to Mr. Jones, please.  こんにちは。ジョーンズさんと話をしたいのですが。

Hello. Could I speak to Mr. Jones in sales, please?  こんにちは。ジョーンズさんと話させていただけますか?

Hello. Could you please put me through to Mr. Jones, please?  こんにちは。ジョーンズさんにつないでいただけますか?

この場合、talkじゃなくspeakを使うことに注意です。speakに比べてtalkはカジュアルで、友達に電話しているのであれば、いいんですが、ビジネスでお客様であったり、顧客だったりする場合は丁寧な表現にしておくに越したことはありません。

また、「とりつぐ」は英語でput me throughがお決まりのフレーズです。覚えておくと便利です^ – ^

誰からの電話か聞く

電話をかけられた側は、誰の電話なのか知っておく必要があります。取り次ぎの相手に「誰々様からお電話が入っています。」と伝えるのにも必要な情報になります。

Could I ask who’s calling, please? どちら様からのお電話かお聞きできますか?

Who’s calling, please? どちら様でしょうか?

返事

返事は、It isを使います。

It’s Joe Bloggs from Admiral computing.  アドミラル コンピューティングのジョー・ブロッグスです。

何々会社のと言う場合はfromを使います。慣れていないと不思議に感じるかもしれませんが、この場合も fromを使うんですね。

要件を聞く

相手の名前を聞くのと同じように、要件を聞くことも重要なポイント。

もし、取り次ぎ先の相手が、社長だったり、とても忙しい人物なら、要件を聞いてフィルターをかけるのも電話対応の仕事の1つです。

Could I ask the purpose of the call, please? お電話の目的をお聞きできますか?

May I ask what it’s about? 何についてかお聞きしてもよろしいでしょうか?

返事

Yes, of course. I’m calling to discuss an invoice.  はい、もちろんです。請求書について話すために電話しています。

Yes, of course. I met Mr. Jones at the IT conference in London last week and he asked me to call him.  はい、もちろんです。先週ロンドンのIT会議でジョーンズさんにお会いして、その際に電話をかけるようお願いされたんです。

この返事はケースバイケースです。要件に合わせて説明するしかありませんので、電話をかける前に復習をしておくという手もあります。私も電話をするときには、聞かれるであろうことを想定して返事を準備してから電話をするようにしています^ – ^

それくらいしか、準備できることもないですからね笑

取り次ぎの相手が不在の場合

取り次ぎの相手が不在の場合、そのケースによってこのように教えてくれる場合が多いです。

He’s in a meeting at the moment.  彼は現在ミーティング中です。

He’s out for lunch at the moment.  彼は現在昼食に外出しております。

He’s out of the office today.  彼は本日外出しております。

He’s not available at the moment.  彼は現在対応できません。

He’s on a business trip this week.  彼は今週出張に出ています。

He’s currently on holiday.  彼は現在休暇中です。(イギリス英語)

He’s on vacation at the moment.  彼は現在休暇中です。(アメリカ英語)

いつ戻るか聞く

先ほどのように現在対応できない旨を伝えられたら、そのまま電話を切るよりもいつなら大丈夫か聞いておく必要がありますよね。でないと次も同じように現在休暇中です。のように同じ問答を繰り返してしまうこともあります。

Do you know when he’ll be back, please?  彼はいつ戻るかわかりますか?

Do you know when he’ll be available, please?  彼はいつ対応可能かわかりますか?

When would be a convenient time for me to call back?  いつ折り返しお電話するのがご都合よろしいでしょうか?

返事

He’ll be bask at 3 o’clock.  彼は3時に戻ります。

He’ll be back afternoon.  彼は午後に戻ります。

He’ll be back tomorrow morning.  彼は明日の朝戻ります。

He’ll be back next Tuesday.  来週の火曜日に彼は戻ります。

He’ll be back on the 5th of December.  12月の5日に彼は戻ります。

このHe’ll be backはHe’ll be availableで置き換えることもできます。availableは利用可能という意味ですので、「いつが都合がいいですか?」と聞くフレーズになります。

伝言を伝える

これもお決まりですが、電話をした際に相手が不在であった場合、伝言を聞かれます。

Can I take a message?  メッセージをお取りしますか?

Would you like to leave a message?  メッセージをお残しいたしますか?

自分からメッセージを残すようお願いしたい場合

Could I leave a message?  メッセージを残せますか?

Please tell Mr. Jones that Joe Bloggs from Admiral Computing called regarding the invoice. Please ask him to call me back asap on 0123456789?  請求書に関してアドミラル コンピューティングのジョー・ブロッグスが電話したとジョーンズさんにお伝えください。彼に至急0123456789まで折り返しいただくようお願いしてください。

ここまでくれば、もう終わりですね。要件も伝え切りましたので、あともう少し。気を抜かずに頑張りましょう!

聞き取れなかった場合

聞き取れなかった場合や相手の名前などがはっきりとわからなかった場合などを聞き返すフレーズも覚えておきたいですね。電話の場合は、音声がわるいことも日常茶飯事です。

Could you spell that for me, please?  スペルを綴ってくれますか?

How do you spell that, please?  どう綴りますか?

I’m sorry. I didn’t catch that.  すみません。聞こえませんでした。

I’m sorry. I’m having trouble hearing you. Could you speak up a bit please?  すみません。音声に問題があるようで。少し多めの声でお話していただけますか?

I’m sorry. Could you repeat that, please?  すみません。もう一度おっしゃっていただけますか?

不在者へ伝言を取りつぐ旨を伝える

相手の用件をしっかりと対応することを伝えないと、相手を不安にさせてしまうかもしれまん。

しっかりといつ、要件について対応するか明確にすると相手も安心して電話を切ることができます。

I’ll get him to call you as he gets back.  彼がもどったら、かけ直させます。

I’ll give him the message when he gets out the meeting.  彼が会議から出てきたら、メッセージをお伝えします。

I’ll give him the message as soon as I see him.  彼にあったらすぐにメッセージをお伝えします。

I’ll pass that on to him when he gets back from lunch.  彼が昼食から戻ったときお伝えします。

最後のあいさつ

Thank you very much for your help. Goodbye.  対応ありがとうございます。では。

Goodbye Mr. Bloggs. Thanks for calling.  さようなら。ブロッグスさん。お電話ありがとうございました。

以上がだいたいの流れになります。

あとは本当に場数を踏んで慣れていくしかないところですが、まずはこの基本を知っていれば、流れをつかむことができる、ようは次に何を聞かれるか、何を伝えなければいけないのかがわかるので、難易度もぐっと下がるはずです。

私も最初、初めて電話をかけるときは緊張して、電話してくない思いでいっぱいでしたが、慣れてしまうと意外といけてしまうものなんですよね。

それは、いつもお決まりの’’流れ’’が頭に入っているからです。

最初は怖いとは思いますが、一緒に乗り切っていきましょう!^ – ^

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